স্প্রেডশীটে কোন কলাম অন্তর্ভুক্ত করতে হবে

একটি কার্যকর আর্থিক রিটার্নের জন্য চারটি অপরিহার্য কলাম প্রয়োজন: তারিখ, ধারণা, প্রবেশ এবং প্রস্থান। এই চারটি কাঠামো আপনাকে অপ্রয়োজনীয় জটিলতা ছাড়াই অর্থের প্রতিটি গতিবিধি পরিষ্কারভাবে এবং দ্রুত রেকর্ড করতে দেয় যা মাসের মাঝামাঝি সময়ে পরিত্যক্ত হয়।

অনেক লোক এমন কলাম যুক্ত করে যা তারা কখনই ব্যবহার করে না এবং এটি প্রতিদিনের নিয়ন্ত্রণকে ক্লান্তিকর করে তোলে। সরলতা হল আপনার সহযোগী: স্প্রেডশীটটি যত বেশি সরাসরি হবে, তত বেশি সম্ভাবনা রয়েছে যে আপনি এটিকে সারা বছর ধরে আপডেট রাখবেন এবং আপনার ব্যক্তিগত অর্থায়নে সুনির্দিষ্ট ফলাফল পাবেন।

তারিখ এবং ধারণা: রেকর্ডের ভিত্তি

প্রতিটি পদক্ষেপ ঠিক কখন ঘটেছে তা সনাক্ত করতে তারিখ কলামে দিন, মাস এবং বছর অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। এই ডেটা আপনাকে খরচের ধরণগুলি সনাক্ত করতে সাহায্য করবে যা মাসের নির্দিষ্ট সময়ে পুনরাবৃত্তি হয়।

ধারণাটি সংক্ষিপ্তভাবে বর্ণনা করে যে আন্দোলনটি কী: পরিষেবা প্রদান, বেতন, খাদ্য ক্রয়। একটি স্পষ্ট বর্ণনার অর্থ হল যে আপনি বিভ্রান্তি ছাড়াই বিশ্লেষণ করতে পারেন যে আপনি মাসে মাসে আপনার অর্থ ব্যয় করছেন।

পৃথক কলামে আয় এবং ব্যয়

আয় এবং ব্যয়কে দুটি ভিন্ন কলামে আলাদা করা আপনার আর্থিক ভারসাম্য দেখতে সহজ করে তোলে। আপনি প্রতিবার স্প্রেডশীটের সাথে পরামর্শ করার সময় মানসিক গণনা না করেই আপনি এক নজরে দেখতে পাবেন কতটা ভিতরে যায় এবং কতটা বেরিয়ে যায়।

এই সাধারণ কাঠামো আপনাকে দ্রুত সনাক্ত করতে দেয় যে আপনি আপনার উপার্জনের চেয়ে বেশি ব্যয় করছেন কিনা। প্রতি মাসের শেষে আপনি উভয় কলাম যোগ করবেন এবং পার্থক্য আপনাকে দেখাবে যে আপনি আপনার ব্যক্তিগত অর্থায়নে অগ্রসর হয়েছেন বা পিছিয়ে গেছেন কিনা।

ঐচ্ছিক সঞ্চিত ব্যালেন্স কলাম

সঞ্চিত ব্যালেন্স দেখায় যে প্রতিটি রেকর্ড করা পদক্ষেপের পরে আপনি কত টাকা রেখে গেছেন। এটি বাধ্যতামূলক নয়, তবে এটি এমন লোকেদের সাহায্য করে যাদের মাসের যেকোনো সময় বন্ধের অপেক্ষা না করে তাদের প্রকৃত অর্থের প্রাপ্যতা দেখতে হবে।

আপনি যদি একটি আঁটসাঁট বাজেট পরিচালনা করেন বা ঋণ পরিশোধ করেন তবে এই কলামটি বিশেষ মূল্য নেয়। দিনের পর দিন ভারসাম্য কীভাবে বিকশিত হয় তা দেখা আপনাকে প্রতিটি ব্যয়ের যত্ন নিতে অনুপ্রাণিত করে এবং আপনি যখন মাস শেষ হওয়ার আগে সীমার কাছে যান তখন আপনাকে সতর্ক করে।

এই কাঠামোটি একত্রিত করার সাথে, স্বাভাবিক পরবর্তী পদক্ষেপটি হল স্প্রেডশীটটিকে একটি দৈনন্দিন অভ্যাসে পরিণত করা যা সত্যিই কাজ করে।

দৈনিক আয় এবং ব্যয় রেকর্ড করুন

দৈনিক রেকর্ড একটি সাধারণ নথির স্প্রেডশীটকে একটি জীবন্ত হাতিয়ারে রূপান্তরিত করে যা আপনার আর্থিক বাস্তবতাকে প্রতিফলিত করে। প্রতিটি আন্দোলন যখন ঘটে তখন তা লিখে রাখা ভুলে যাওয়া এড়িয়ে যায় যা পরে আপনার বিশ্লেষণকে বিকৃত করে এবং আপনার অর্থ দিয়ে সঠিক সিদ্ধান্ত নিতে বাধা দেয়।

পরিপূর্ণতার চেয়ে ধারাবাহিকতা বেশি গুরুত্বপূর্ণ। তিন মাস ধরে রাখা একটি সাধারণ দৈনিক রেকর্ড আপনাকে একটি জটিল স্প্রেডশীটের চেয়ে আপনার আর্থিক বিষয়ে আরও স্পষ্টতা দেবে যা আপনি দ্বিতীয় সপ্তাহে পরিত্যাগ করেন কারণ এটি বজায় রাখা অপ্রতিরোধ্য বা জটিল।

রেকর্ড করার জন্য দিনের সময় বেছে নিন

দিনের সমস্ত নড়াচড়া ডাম্প করার জন্য ঘুমানোর আগে পাঁচ মিনিট সময় ব্যয় করা অনেক লোক সহায়ক বলে মনে করে। এই রাতের অভ্যাসটি আর্থিক স্বচ্ছতার সাথে দিনটিকে বন্ধ করে দেয় এবং আপনার মাসিক বাজেটে অদৃশ্য না হওয়া পর্যন্ত ছোট খরচগুলিকে ভুলে যাওয়া থেকে বাধা দেয়।

আরেকটি কার্যকর বিকল্প হল আপনার ফোন ব্যবহার করে প্রতিটি লেনদেনের পর অবিলম্বে নিবন্ধন করা। এই পদ্ধতিটি বিশেষভাবে ভাল কাজ করে যদি আপনি নগদ পরিচালনা করেন এবং ছোট কেনাকাটাগুলি ভুলে যাওয়ার প্রবণতা রাখেন যা মাসের শেষে উল্লেখযোগ্য পরিমাণে যোগ করে আপনি ঠিক কোথায় গিয়েছিলেন তা না জেনে।

শারীরিক বা ডিজিটাল প্রমাণ বজায় রাখুন

সারা দিন টিকিট এবং রসিদ সংরক্ষণ করা পরবর্তী নিবন্ধনকে সহজ করে তোলে এবং মেমরির ত্রুটি হ্রাস করে। আপনি সেগুলিকে একটি নির্দিষ্ট খামে রাখতে পারেন বা আপনার সেল ফোনের সাথে সেগুলির একটি ছবি তুলতে পারেন যাতে পরে সেগুলি আপনার ব্যক্তিগত আর্থিক নিয়ন্ত্রণ শীটে সঠিকভাবে প্রতিলিপি করা যায়৷।

এই অভ্যাসটি বিশেষভাবে মূল্যবান যখন আপনি অন্য লোকেদের সাথে খরচ ভাগ করে নেন বা পরিবারের কেনাকাটার ন্যায্যতা দিতে হয়। প্রমাণ আপনাকে সঠিক পরিমাণ যাচাই করতে দেয় এবং মাসের প্রতিটি ধারণায় আসলে কতটা ব্যয় করা হয়েছিল সে সম্পর্কে আলোচনা এড়িয়ে যায়।

সিস্টেম ছাড়াই ত্রুটি ঠিক করুন

আপনি যদি দেখেন যে আপনি আগের দিনের চালগুলি রেকর্ড করতে ভুলে গেছেন, নিরুৎসাহিত হবেন না বা স্ক্র্যাচ থেকে পুনরায় চালু করবেন না। সেই রেকর্ডগুলিকে তাদের সঠিক তারিখের সাথে যুক্ত করুন এবং এগিয়ে যান: গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল স্প্রেডশীটে ছোট প্রাথমিক অপূর্ণতা থাকলেও অভ্যাসটিকে বাঁচিয়ে রাখা।

আপনি রেকর্ডিংয়ের আপনার ব্যক্তিগত গতি খুঁজে পাওয়ার সাথে সাথে প্রথম কয়েক মাস সর্বদা সামঞ্জস্য উপস্থাপন করে। মূল বিষয় হল অবিলম্বে পরিপূর্ণতা খোঁজা নয় বরং ধীরে ধীরে সামঞ্জস্য তৈরি করা যা আপনার মাসিক সংখ্যা পর্যালোচনা করার সময় এলে আপনাকে স্পষ্ট নিদর্শন বের করতে দেয়।

প্রতিদিনের গতিবিধি রেকর্ড করার সাথে, আপনার অর্থনীতির জন্য সেই সংখ্যাগুলির অর্থ কী তা পর্যালোচনা করার সময় এসেছে।

ফলাফলের মাসিক বিশ্লেষণ

প্রতি মাসের শেষ দিন হল আপনার অর্থনীতির জন্য নির্দিষ্ট সিদ্ধান্তে সংখ্যা অনুবাদ করার সময়। আপনার আয় এবং ব্যয়ের মোট পর্যালোচনা আপনাকে দেখায় যে আপনি আপনার লক্ষ্যগুলির দিকে অগ্রগতি করেছেন কিনা বা আপনার প্রকৃত আর্থিক অগ্রগতি আটকে থাকা আচরণগুলিকে সামঞ্জস্য করতে হবে কিনা।

এই বিশ্লেষণটি আপনাকে বিচার করার চেষ্টা করে না বরং আপনাকে উন্নতি করার জন্য বস্তুনিষ্ঠ তথ্য দিতে চায়। অনেক লোক দেখতে পায় যে তারা নির্দিষ্ট বিভাগে তাদের কল্পনার চেয়ে দ্বিগুণ ব্যয় করে এবং সেই উদ্ঘাটন তাদের লক্ষ্যগুলির দিকে অর্থ পুনঃনির্দেশিত করতে দেয় যা তাদের দৈনন্দিন জীবনে সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ।

মাসের চূড়ান্ত ব্যালেন্স গণনা করুন

দুটি মোট পরিসংখ্যান পেতে মাসের জন্য সমস্ত আয় এবং তারপর সমস্ত খরচ যোগ করুন। দুটির মধ্যে পার্থক্য আপনাকে আপনার ভারসাম্য দেখায়: আপনি যদি ব্যয় করেছেন তার চেয়ে বেশি উপার্জন করলে ইতিবাচক, বিপরীতটি ঘটলে নেতিবাচক এবং আপনার কাছে কম অর্থ উপলব্ধ থাকে।

একটি ইতিবাচক ভারসাম্য সর্বদা সম্পূর্ণ সাফল্য বোঝায় না বা একটি নেতিবাচক ভারসাম্য সম্পূর্ণ ব্যর্থতা বোঝায় না। প্রসঙ্গ গুরুত্বপূর্ণ: সম্ভবত আপনি প্রয়োজনীয় কিছু কিনেছেন যা সেই মাসে প্রভাবিত করেছে কিন্তু আপনার ভবিষ্যত পরিস্থিতির উন্নতি করবে, অথবা সম্ভবত আপনি ব্যয়যোগ্য জিনিসগুলিতে ব্যয় করেছেন যা আপনি সত্যিকারের ত্যাগ ছাড়াই এড়াতে পারতেন।

সমস্যাযুক্ত ব্যয় বিভাগ চিহ্নিত করুন

প্রকার অনুসারে আপনার খরচগুলিকে গোষ্ঠীভুক্ত করুন: খাদ্য, পরিবহন, পরিষেবা, বিনোদন, ঋণ। এই শ্রেণীবিভাগ প্রকাশ করে যে আপনার অর্থ কোথায় কেন্দ্রীভূত এবং কোন অঞ্চলগুলি আপনার বর্তমান অগ্রাধিকার এবং অর্থনৈতিক সম্ভাবনা অনুসারে তাদের চেয়ে বেশি খরচ করে।

অনেক সময় আপনি আবিষ্কার করবেন যে একটি নির্দিষ্ট বিভাগ আপনার আয়ের একটি অসম শতাংশ শোষণ করে। এই অনুসন্ধানটি আপনাকে কংক্রিট পদক্ষেপ নিতে দেয়: সস্তা বিকল্পগুলি সন্ধান করুন, অপ্রয়োজনীয় ব্যয়গুলি দূর করুন বা আপনার পারিবারিক বাজেটে বর্তমানে অবহেলিত অঞ্চলগুলিতে সংস্থানগুলি পুনরায় বিতরণ করুন৷।

আগের মাসের সাথে তুলনা করুন

আপনার সংখ্যাগুলি কয়েক মাস ধরে বিকশিত হওয়া দেখে এমন প্রবণতা প্রকাশ করে যা এক মাস দেখাতে পারে না। সম্ভবত আপনি ছুটির জন্য প্রতি ডিসেম্বরে বেশি ব্যয় করেন বা ঋণ পরিশোধ করেন যা আপনার চেকলিস্টে মাসে মাসে ধীরে ধীরে হ্রাস পাচ্ছে।

এই ঐতিহাসিক দৃষ্টিভঙ্গি আপনাকে আপনার আর্থিক ভবিষ্যতকে আরও ভালভাবে প্রজেক্ট করতে এবং কঠিন মাসগুলির জন্য প্রস্তুত করতে সহায়তা করে। আপনি যদি পুনরাবৃত্ত নিদর্শনগুলি সনাক্ত করেন তবে আপনি অনুমান করতে পারেন: ব্যয়বহুল মাসের আগে সঞ্চয় করা বা ব্যয় সামঞ্জস্য করা যখন আপনি জানেন যে সপ্তাহগুলি আপনার ব্যক্তিগত অর্থনীতিতে স্বাভাবিকের চেয়ে কম আয় নিয়ে আসছে।

এই স্বতন্ত্র বিশ্লেষণটি শক্তিশালী হয়ে ওঠে যখন আপনার সাথে খরচ ভাগ করে নেওয়া অন্যান্য লোকেরাও প্রক্রিয়াটিতে অংশগ্রহণ করে।

আপনার পরিবার বা সঙ্গীর সাথে ফর্ম শেয়ার করুন

আর্থিক স্প্রেডশীট আরও শক্তিশালী হয়ে ওঠে যখন খরচ ভাগ করে নেওয়া প্রত্যেকেই এর ব্যবহারে অংশগ্রহণ করে। একটি পৃথক টুল আপনাকে ব্যক্তিগত স্পষ্টতা দেয়, কিন্তু একটি ভাগ করা সিদ্ধান্তগুলিকে সারিবদ্ধ করে এবং অর্থ নিয়ে দ্বন্দ্ব এড়ায় যা আপনার জীবনের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ সম্পর্কগুলিকে নষ্ট করে দেয়।

আপনার সঙ্গী বা পরিবারের সাথে আর্থিক খোলার জন্য দুর্বলতা এবং পারস্পরিক বিশ্বাস প্রয়োজন। অনেক দম্পতি আবিষ্কার করেন যে সংখ্যা সম্পর্কে কথা বলা তাদের আরও একত্রিত করে কারণ এটি অনুমানগুলিকে দূর করে এবং স্প্রেডশীট প্রতি মাসে যে ভাগ করা বাস্তবতা দেখায় তার উপর ভিত্তি করে তাদের সাধারণ উদ্দেশ্যগুলি তৈরি করতে দেয়৷।

কে কি আন্দোলন রেকর্ড করে তা নির্ধারণ করুন

সুস্পষ্ট দায়িত্ব প্রতিষ্ঠা করা দৈনিক রেকর্ডে নকল এবং ফাঁক এড়ায়। একটি ব্যবহারিক বিকল্প হল প্রতিটি ব্যক্তির জন্য তাদের নিজস্ব ব্যক্তিগত খরচ এবং তাদের করা ভাগ করা খরচ লিখতে হবে, স্প্রেডশীটটি ডিজিটাল হলে বিভিন্ন অ্যাক্সেস পয়েন্ট থেকে আপডেট রাখা।

যদি তারা ভাগ করা নগদ বা যৌথ অ্যাকাউন্টগুলি পরিচালনা করে তবে তাদের সেই নির্দিষ্ট পদক্ষেপগুলি কে রেকর্ড করে সে বিষয়ে একমত হতে হবে। মূল বিষয় হল শুরু করার আগে সিস্টেমটিকে সংজ্ঞায়িত করা যাতে পরবর্তীতে প্রাথমিক স্পষ্টতার অভাবের কারণে রেকর্ড না করা খরচ সম্পর্কে কোনও বিভ্রান্তি না থাকে।

মাসিক পর্যালোচনা সভা স্থাপন করুন

সংখ্যাগুলি একসাথে পর্যালোচনা করার জন্য প্রতি মাসের শেষে ত্রিশ মিনিট আলাদা করে রাখা স্প্রেডশীটটিকে একটি কার্যকর যোগাযোগের সরঞ্জামে রূপান্তরিত করে। এই স্থানটি আপনাকে ভাগ করা আর্থিক অর্জনগুলি উদযাপন করতে এবং এমন আচরণগুলিকে সামঞ্জস্য করতে দেয় যা আপনাকে পারিবারিক লক্ষ্যগুলি থেকে দূরে নিয়ে যাচ্ছে যা আপনি সম্মত হয়েছেন৷।

এই কথোপকথনগুলি দীর্ঘমেয়াদে কাজ করার জন্য বিচার ছাড়াই খোলামেলা প্রয়োজন। লক্ষ্য ভুলগুলি নির্দেশ করা নয় বরং যৌথ সমাধান খুঁজে বের করা: অপ্রয়োজনীয় খরচ কমানো, সম্পদ পুনঃবন্টন করা বা প্রতিটি ব্যক্তি কীভাবে পরিবারের অর্থ পরিচালনা করে তা আরও ভালভাবে বোঝা।

বাজেটের মধ্যে ব্যক্তিগত খরচকে সম্মান করুন

প্রতিটি ব্যক্তির প্রতিটি ছোট ক্রয়ের জন্য হিসাব না করে পৃথক আর্থিক সিদ্ধান্তের জন্য স্থান প্রয়োজন। প্রত্যেকের জন্য ব্যক্তিগত ব্যয়ের একটি মাসিক পরিমাণ সংজ্ঞায়িত করা স্বায়ত্তশাসন রক্ষা করে এবং ভাগ করা পরিবারের অর্থের উপর নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখে।

স্বচ্ছতা এবং গোপনীয়তার মধ্যে এই ভারসাম্য সিস্টেমটিকে দীর্ঘমেয়াদে টেকসই করে তোলে। স্প্রেডশীট ব্যক্তিগত অর্থকে একটি গ্র্যাজুয়েশন লাইন হিসাবে দেখায় যা ব্যয় করা হয়েছিল তা ভেঙে না দিয়ে, এইভাবে পারিবারিক অর্থনীতিকে টিকিয়ে রাখে এমন ভাগ করা আর্থিক দায়িত্বের মধ্যে ব্যক্তিত্বকে সম্মান করে।

আপনি আপনার টুল, রেকর্ড করা চাল, বিশ্লেষণ করা প্যাটার্ন এবং যারা আপনার আর্থিক জীবন ভাগ করে তাদের যোগ করেছেন - এখন আপনার অর্থ সম্পর্কে আপনার কাছে প্রকৃত স্পষ্টতা রয়েছে।